Archivage papier

Archivage

   Chaque structure a besoin quotidiennement d'avoir accès à l'information qu'elle produit. Celle-ci doit-être facilement accessible, mais les volumes ne permettent pas de dégager le temps nécessaire à sa bonne exécution...

Archives Solutions propose l'externalisation de la fonction archives et accompagne ses clients pour toutes les problématiques documentaires pouvant être rencontrées.

0.1 Traitement d'archives  

Avant toute intervention, nous procédons à un diagnostic sur la situation des archives.

  • Notre équipe trie, classe, inventorie les documents d'archives.
  • Nous élaborons des plans de classement selon le type d'archives.
  • Nous réalisons un inventaire des archives contenant tous les éléments afférents aux unités d'archives : localisations, cotes, contenus, dates, durées de conservation, sorts finaux.
  • Nous définissons les documents dont la durée de conservation légale a échu et nous prenons en charge la destruction.

0.2 Gestion et maintenance 

Contrat annuel de gestion

Afin que les fonds d'archives soient maintenus à jour, nous proposons un contrat annuel de gestion, qui aboutit à l'intervention de notre équipe selon les besoins.

Il s'agit :

  • D'assurer le transfert des archives courantes devenues archives intermédiaires, dans les locaux de proximité de nos clients.
  • D'assurer les destructions des archives dont la durée de conservation a échu.
  • D'intégrer dans les fonds, les nouvelles archives et mettre à jour les instruments de recherche (répertoire, récolement...).
  • De conseiller notre clientèle en matière d'archivage.
  • D'assurer une permanence par courriel ou téléphone pour toutes questions.

Récolement

Le récolement est l'opération de contrôle de la présence de documents dans un local d'archives.

Exemple : À chaque changement ou renouvellement de municipalité, le maire doit établir un procès-verbal de prise en charge des archives, accompagné d’un état sommaire, appelé récolement. Les deux documents doivent être cosignés par le maire sortant et le maire entrant.

C’est la procédure de récolement réglementaire, qui équivaut à un transfert de responsabilités en cas de pertes éventuelles de documents.

0.3 Ingénierie  

Elaboration d’outils de gestion des archives :

  • Nous élaborons une charte d’archivage, tableaux de gestion...

Aménagement de locaux :

  • Nous réalisons des études d’aménagement de locaux en 2D et 3D, conformément aux normes relatives aux locaux d’archives.
  • Nous accompagnons dans le choix du mobilier.

Traitement des archives anciennes et valorisation des fonds d’archives.


Assistance à maitise d’ouvrage et tous projets en lien avec les problèmatiques d’archivage.

0.4 Formations  

Archives Solutions propose des formations personnalisées pour permettre aux correspondants d'appréhender l'archivage en toute sérénité.

Nous intervenons pour des formations individuelles ou de groupe, en fonction des besoins.

0.5 Transfert et Déménagement  

Vous souhaitez de plus amples informations ?

Cet article vous a plu, nos solutions d'archivage ou de désarchivage pourraient vous intéresser. N'hésitez pas, demandez nous plus de renseignements, nous vous proposerons la solution la plus adaptée à vos besoins dans les plus brefs délais.