Glossaire

Archivage

Transfert de documents qui ont cessé d'être d'utilité courante dans un local de stockage ou dans un service d'archives compétent pour les recevoir.

Analyses archivistique

Opération qui consiste à présenter sous forme concise et précise les données caractérisant l'information contenue dans un document ou dans un dossier.

Archiviste

L'archiviste est un professionnel de l'information chargé de la gestion des archives, ayant acquis une compétence en matière archivistique soit par une expérience de plusieurs années obtenue dans un service archives ou chez un prestataire en archivage, et complétée par des formations ou par un diplôme universitaire.

Archives

Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. (article L211-1, code du patrimoine)

Archives anciennes

Expression utilisée pour l'ensemble des documents produits antérieurs à la Révolution Française (1789). Le cadre de classement de 1926 est utilisé pour classer ces documents.

Archives contemporaines

Expression utilisée pour l'ensemble des documents produits postérieurs à la seconde guerre mondiale, c'est à dire postérieur à 1946.

Archives courantes

Ce sont les dossiers courants (dossiers en cours, applications informatiques...) que l'on conserve dans les bureaux pour des raisons d'utilité quotidienne ou très régulière. Ces documents sont régis par le Code du Commerce, le Code Civil, le Code Pénal et le Code du patrimoine (archives publiques)

Archives définitives ou historiques

Dossiers et données présentant un intérêt historique et conservés définitivement.

Archivage électronique

L'archivage électronique permet la gestion et la conservation de tous document numérique.

Archives éliminables

Ce sont les dossiers clos mais conservés à proximité, dans un local de pré-archivage, pour des raisons d'activité ou de prescription légale et qui sont exclusivement à détruire, au terme de leur durée d'utilité administrative. Ces dossiers sont régis par le Code du Commerce, le Code Civil, le Code Pénal, le Code du Patrimoine (archives publiques)

Archivage hybride

Fonds documentaire composé à la fois de documents papiers et électroniques.

Archives intermédiaires

Ce sont les dossiers clos mais conservés à proximité, dans un local de pré-archivage, pour des raisons d'activité ou de prescription légale. Ces dossiers sont régis par le Code du Commerce, le Code Civil, le Code Pénal, le Code du Patrimoine (archives publiques)

Archivage physique

Technique de gestion et de conservation des archives papiers dans un local dédié à cet effet.

Archives publiques

Les archives publiques sont :

• Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public. Les actes et documents des assemblées parlementaires sont régis par l'ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires ;
• Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé ;
• Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité (article L211-4, code du patrimoine)

Archives privées

Les archives privées sont l'ensemble des documents exclus de l'article L211-4, code du patrimoine. Il s'agit donc des archives produites par des entreprises, les particuliers, les associations, les établissements de santé de droit privé….

Arriéré d'archives

Accumulation d'un ensemble de documents non traités dans un service d'archives.

Article

Représente un ensemble de pièces de même provenance et se rapportant à une même affaire. L'article constitue à la fois une unité de description et une unité pour la cotation, le rangement et la communication des documents d'archives.

Bordereau d'élimination ou de destruction

Document qui recense l'ensemble des documents soumis à la destruction et visé avant leur destruction physique. Il participe au management de la qualité et du suivi du processus de gestion des archives. Dans le cadre des archives publiques, le visa (ou signature) de la Direction des Archives départementales territorialement compétente est obligatoire.

Bordereau de versement

Document qui recense l'ensemble des articles versés à un service d'archives. Le bordereau de versement est classé intellectuellement. Il s'agit généralement d'un document provisoire, en vue de son intégration dans un logiciel de gestion des archives.

Bordereau de transfert

Document qui recense l'ensemble des articles versés par un service producteur au service archives. Il s'agit d'un document interne et participe au management de la qualité et du suivi du processus de gestion des archives.

Certificat d'élimination ou destruction

Charte d'archivage

Liste typologique et parfois descriptive des dossiers et documents d’un organisme, classés par fonds ou par provenance, donnant pour chacun d’eux les règles à observer pour leur conservation et leur tri.

Classement

Opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives à l’intérieur des dossiers, et des dossiers à l’intérieur d’un fonds d'archives. Il existe plusieurs types de classements d'archives :

• Le classement alphabétique reprend l'intégralité des documents d'archives dans un ordre alphabétique;
• Le classement chronologique permet de stocker les documents d'archives selon leur date;
• Le classement numérique est utilisé pour agencer les documents d'archives selon leur numéro;
• Le classement thématique sert à archiver les documents selon des thèmes.

Collecte

La collecte est l'une des missions fondamentales d'un service d'archives. Cela consiste à recueillir et à rechercher auprès des différents producteurs, des documents d'archives selon plusieurs possibilités : dépôts, achats, dons ou versements.

Communicabilité

La communicabilité d'un document est ce qui mesure la possibilité de communiquer au public un document ou un dossier, selon ce que permettent la législation, la réglementation en vigueur ainsi que son état de conservation.

Conditionnement

Opération consistant à mettre en condition les documents d'archives pour les protéger physiquement à l'aide de matériel archivistique adéquate.

Conservation

• La conservation définitive consiste à sauvegarder, au terme d'un tri fait par des archivistes compétents et expérimentés, les documents d'archives qui ne sont pas destinés à la destruction;
• La conservation matérielle qui rassemble un ensemble de procédés et techniques destinés à assurer l'intégrité physique des documents d'archives;
• La conservation préventive regroupant un ensemble de mesures prises par le service d'archives pour assurer la conservation matérielle des documents qui lui sont confiés en vue de leur sauvegarde.

Contrat annuel de gestion

Correspondant archives

Représente la personne en charge de faire le lien entre le producteur de documents et le service d'archives.

Cotation

Attribution d’une cote de classement ou d’une cote de rangement à des documents ou à des dossiers.

Cote

Représente un code constitué de différents symboles (lettres, chiffres, signes, etc.) permettant d'identifier chaque article d'un service d'archives. La cote correspond à la place de l'article dans le cadre de classement.

Date d'élimination ou de destruction

La date d'élimination représente l'année à laquelle il peut être procédé à l'élimination d'un document ou un ensemble de documents, parvenu au terme de sa durée d'utilité administrative et dénué d'intérêt historique.
La date de destruction, quant à elle, définie l'année à laquelle un document ou un ensemble de documents a été effectivement éliminé.

Dates extrêmes

Dates faisant référence au document le plus ancien ainsi qu'au document le plus récent qui compose une unité de description.

Délai de communicabilité

Du même ordre que la communicabilité, le délair prend en compte l'espace de temps légal ou réglementaire avant l'expiration d'un document ou un ensemble de documents devenant librement communicable.

Description archivistique

Présentation intellectuelle et matérielle faite pour en donner une identification exacte et unique, en expliquer le contexte d'origine et en permettre l'exploitation administrative ou historique.

Destruction

Opération matérielle d’élimination de documents dont la conservation ne se justifie plus.

Document d'archives

Ensemble constitué d´un support et de l´information qu´il porte, utilisable comme preuve ou à des fins de consultation.

Dossiers sériels ou série organique

Documents ou dossiers de même nature à l'intérieur d'un fonds, classés selon un critère simple et unique tel que l'ordre alphabétique, chronologique, numérique ou thématique.

Dossier

Ensemble de documents constitués de manière organique par le producteur d’archives pour la conduite ou le traitement d'une affaire, ou par regroupement logique lors du classement dans le service d'archives.

Dossier clos

Ensemble de documents relatifs à une affaire terminée et réglée, non susceptible d'accroissement, par opposition à un dossier ouvert.

Dossier ouvert

Ensemble de documents relatifs à une affaire en cours, susceptible d'accroissement.

Double

Exemplaire supplémentaire d'une pièce ou d'un dossier susceptible d'être éliminé.

Durée d'utilité administrative (DUA)

Durée légale ou réglementaire durant laquelle un document est susceptible d'être utilisé au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période constituant sa durée minimale de conservation.

Échantillonnage

Modalité particulière de tri appliquée à des documents sériels estimés représentatifs d'un ensemble de documents d'archives dont la masse ne permet pas de conserver dans son intégralité.

Élimination

Procédure régle­men­taire qui consiste à détruire des docu­ments dont la conser­va­tion n’est plus jus­ti­fiée.

Épi

Ensemble constitué, sauf lorsqu’il est adossé à un mur, de travées de rayonnage juxtaposées de rayonnages entre deux allées de circulation.

Fonds d'archives

Ensemble des docu­ments de toute nature qu’une per­sonne, phy­si­que ou morale, a pro­duits ou reçus dans l’exer­cice de ses acti­vi­tés, et cons­ti­tués de façon orga­ni­que.

Gestion des archives courantes et intermédiaires

Ensemble des mesures destinées à rationaliser la production, le tri, la conservation et l'utilisation des archives courantes et intermédiaires.

Gestion électronique des documents (GED)

Ensemble des systèmes d'information permettant la numérisation de documents, leur stockage, leur consultation à l'écran, leur identification, leur impression.

Guide de gestion des archives

Indexation

Opération destinée à représenter par les éléments d’un langage documentaire ou naturel, des données résultant de l’analyse du contenu d’un document ou du document lui-même

Imprescriptibilité

Caractère d’une disposition légale dont la validité est sans limite dans le temps. Pour les archives publiques et les archives privées ayant fait l’objet d’une mesure de classement, l’imprescriptibilité signifie, pour les premières, que leur caractère public subsiste et qu’elles sont revendicables, et pour les secondes, que les garanties données par la loi subsistent, et, dans les deux cas, quel que soit leur détenteur.

Inaliénable

Caractère des archives publiques qui, du fait de leur domanialité, ne peuvent être cédées à un tiers.

Instrument de recherche / Inventaire

Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives pour les faire connaître aux lec­teurs.
Il existe plusieurs instruments de recherche:

• Les états des fonds et les guides;
• Les états sommaires et états des versements;
• Les répertoires méthodiques ou numériques;
• Les bordereaux de versement;
• Les inventaires sommaires ou analytiques;
• Les inventaires-index.

Liasse

Unité matérielle de conservation d’archives constituée par une chemise renfermant un ou plusieurs dossiers, liés ensemble.

Magasin d'archives

Local d’un bâtiment d’archives destiné à la conservation des documents.

Mètres linéaires

Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d'un mètre de longueur.

Numérisation

Procédé électronique de reproduction d'un document d'archives.

Normes internationales

Objet

Désigne un thème ou sujet, concret ou abstrait, sur lequel s'exerce l'activité de la personne physique ou morale à l'origine des documents rassemblés dans un dossier, et dont la détermination figure dans l'analyse de ce dossier.

Pack Clé en main

Offre Archives Solutions dédiée au traitement des fonds d'archives.
Fiche technique (PDF)

Pack standard

Offre Archives Solutions dédiée au traitement des fonds d'archives.
Fiche technique (PDF)

Plan de classement

Système qui fixe l'organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les bureaux devant être organisés, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver.
Mais aussi, ordre dans lequel les archives définitives d'un fonds, d'une série ou d'un versement ont été classées et ordonnées dans un services d'archives.
A différencier du cadre de classement

Politique d'archivage

Pré-archivage

Désigne la gestion des archives intermédiaires jusqu'à l'expiration de leur délai d'utilité administrative, induisant à terme leur tri, leur élimination ou leur conservation définitive.

Procès-verbal de récolement

Fait partie des instruments de recherche. Indique, à des fins de contrôle et de localisation, la place occupée par chaque article dans les magasins, dans leur ordre de rangement, par référence au magasin, à l'épi, à la travée et à la tablette. Ce document est dressé réglementairement à l'issue du récolement.

Producteur d'archives

Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu ou conservé des archives dans l'exercice de son activité.

Récolement

Opération consistant à dresser la liste topographique des articles conservés dans un service d’archives ou un fonds. C’est aussi l’opération destinée à vérifier l’intégralité des fonds et collections d’un service d’archives périodiquement ou lors du changement de responsable d’un service d’archives.

Reconditionnement

Opération qui consiste à renouveler les matériels de conditionnement abîmés ou n'assurant plus la bonne protection et conservation des articles et des documents d'un fonds d'archives.

Records management

Ensemble des mesures destinées à rationaliser la production, le tri, la conservation et l’utilisation des archives courantes et intermédiaires.

Refoulement

Action de rapprocher les uns à la suite des autres des articles afin de supprimer un maximum d'espace de rangement libérés par des transferts ou des éliminations.

Répertoire

Support ayant pour niveau de description le dossier ou l'article, et donnant pour chacun, sa cote, ses dates extrêmes et une analyse courte.

Reporting

Restauration

Ensemble des techniques employées pour remettre en état, renforcer et ralentir la dégradation des documents fragilisés ou endommagés.

SAE

Désigne le Système d'Archivage Électronique. Il s'agit d'un système de gestion de contenu.

Service d'archives

Organisme chargé de la gestion et de la collecte des archives, du contrôle de la tenue des archives courantes, de la conservation ou du contrôle de la conservation des archives intermédiaires, de la conservation, du tri, du classement, de la description, de la rédaction des instruments de recherche et de la communication des archives.

Service versant

Tout service administratif qui transfère des archives en sa possession dans un service d'archives, qu'il en soit le producteur ou qu'il les ait héritées d'un service dont il a ou non repris les attributions.

Sort final

Le sort final des documents est une expression pour désigner le traitement final des documents.

Stockage

Conservation matérielle de documents dans un magasin ou un service de pré-archivage, ou de données sur support numérique ou informatique.

Tableau de gestion ou tableau de tri

Document réglementaire établi par l'administration centrale des archives décrivant l'état des documents produits par un service ou un organisme, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires ainsi qu'au processus d'archivage de ses archives historiques. Il fixe pour chaque type de documents les délai d'utilité administrative, délai de versement au service d'archives compétent pour les recevoir, traitement final et modalités de tri à lui appliquer.

Tablette

Planche accrochée ou fixée entre deux montants de rayonnage pour le rangement des archives.

Théorie des trois âges

Notion fondamentale sur laquelle repose l'archivistique contemporaine, et qui fait passer tout document par trois périodes; courante, intermédiaire et définitive, caractérisées par la fréquence et le type d'utilisation qui en est faite.

Traitement des archives

Ensembles des procédures et des opérations d’analyse, tri, classement et inventaires d’archives.

Travée

Ensemble des tablettes superposées entre deux montants verticaux.

Tri

Terme désignant toute opération consistant à séparer, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont destinés à être détruits.

Typologie documentaire

Toute appellation qui définit la forme diplomatique ou matérielle d'un document, et qui constitue un élément de sa description.

Unité matérielle de conditionnement

Unité de base pour la protection des documents d'archives. Ce peut être une boîte, une liasse, une pochette ou un portefeuille.

Utilité administrative

Valeur d'un document au regard de l'activité de l'administration, et/ou de la justification d'un droit.

Valeur probatoire

Qualité des documents d'archives qui leur permette de servir de preuve.

Versement

Opération matérielle et administrative par laquelle des archives sont transférées du service qui les a rassemblées au service d’archives compétent pour les recevoir.

Visa d'élimination

Autorisation donnée par l'administration centrale des archives à un service d'archives de publier un instrument de recherche, s'il est conforme aux normes de description et de présentation en vigueur.